1. ZAHLLÄUFE AUSWÄHLEN

Um deinen ersten Zahllauf durchzuführen, wählst du im Untermenü von Finanzen (das Eurozeichen) den Punkt Zahlläufe aus.

2. ZEITRAUM  & EINZUGSTAG WÄHLEN

Anschließend definierst du per Klick auf den Kalender unter Forderungen bis einschließlich, bis zu welchem Fälligkeitstag du deine Forderungen einziehen möchtest. Der Einzugstag wird anhand der in üblichen Bankvorlaufzeit automatisch berechnet. Das System zeigt dir außerdem nun alle offenen Forderungen, einschließlich dieses Fälligkeitstages, als Gesamtsumme direkt mit an.

Zusätzlich wird dir die Gesamtsumme der nicht berücksichtigten offenen Forderungen angezeigt. Diese Summe ist der Gesamtbetrag der offenen Forderungen von Lastschriftzahlern im ausgewählten Zeitraum, die nicht eingezogen werden können. Die Liste gibt dir einen Überblick darüber, weshalb die Kunden nicht berücksichtigt werden können. Damit kannst du z.B. fehlende SEPA-Mandate rechtzeitig von deinen Mitglieder einholen.

3. ZAHLLAUF ERSTELLEN

Mit einem Klick auf Zahllauf vorbereiten wird dein Zahllauf erzeugt. Dies kann einige Sekunden dauern. Sobald die Vorbereitung des Zahllaufs abgeschlossen ist, wird dieser in der Liste automatisch als offen angezeigt.

Jetzt kannst du mit einem Klick auf den Zahllauf die Detailansicht öffnen. Hier kannst du noch einmal ganz genau prüfen, ob alle Mitglieder wie gewünscht erfasst sind. Wenn du es ganz genau wissen willst, kannst du dir über das Dreipunktmenü in der jeweiligen Ansicht einen Excel-Export herunterladen. Damit hast du dann die Möglichkeit, deine ganz eigenen Auswertungen vorzunehmen.

Die Magicline bereits auch schon die für die Bank relevante SEPA-Datei erzeugt, welche du einfach herunterladen und an deine Bank übergeben kannst. Die Daten erhältst du in der Detailansicht des Zahllaufs über den Button SEPA-XML herunterladen.

Anschließend kannst du diese in dein Bankingprogramm übertragen und damit die Lastschriften bei deinen Mitgliedern einziehen.

4. ZAHLLAUF VERBUCHEN

In den eingezogenen Mitgliedskonten sind die Beträge nun verbucht. Der Zahllauf wird dir jetzt als offen in grün angezeigt. Du hast nun noch die Möglichkeit, den Zahllauf rückgängig zu machen, für den Fall, dass dir ein Fehler auffällt.

Wenn alles in Ordnung ist und du die SEPA-Datei an die Bank übergeben hast, musst du noch durch einen Klick auf Zahllauf zur Bank geben die Weitergabe der Datei an die Bank dokumentieren.

Die Farbe des Status wechselt nun auf blau. Sobald die Bank den Zahllauf ausgeführt hat, musst du in einem zweiten Schritt den Zahllauf auf verbucht stellen. Dieser letzte Schritt ist notwendig, da vorher kein neuer Zahllauf ausgeführt werden kann.

Die Farbe des Status wechselt nun auf Gebucht in gelber Farbe und du kannst den nächsten Zahllauf vorbereiten. 

6. RÜCKLASTSCHRIFTEN VERBUCHEN

Wenn du feststellst, dass es zu Rücklastschriften gekommen ist, kannst du diese durch einen Klick auf den Button Rücklastschrift eingeben erfassen.

Eine Rücklastschrift kann durch Eingabe der jeweiligen Buchungsnummer im Freitextfeld dem Mitglied zugeordnet werden.

Anschließend hast du noch die Möglichkeit eventuelle Gebühren der Bank anzugeben und den Grund der Rücklastschrift zu erfassen.

Nachdem du auf Speichern geklickt hast wird für Mitglied automatisch die offene Forderung hinterlegt und im Punkt Mahnwesen für die nächste Mahnstufe markiert.

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