Mit dem Communication Center kannst du über Vorlagen sehr einfach deine Mitglieder per Brief oder E-Mail kontaktieren. Für das automatisierte Versenden von Nachrichten in wiederkehrenden alltäglichen Prozessen gibt es ein Benachrichtigungssystem.


WIE FUNKTIONIEREN BENACHRICHTIGUNGSREGELN? 

Die Grundlage für das System bilden die Benachrichtigungsregeln. Diese verknüpfen ein bestimmtes Ereignis (z.B. Ruhezeit angelegt) mit einem Kommunikationskanal (z.B. E-Mail) und einer passenden Vorlage (z.B. Ruhezeitbestätigung).  Deine Magicline erkennt dann automatisch wenn ein definiertes Ereignis eintritt und generiert mit Hilfe der gewählten Vorlage eine Nachricht für das Mitglied. 

In der aktuellen Ausbaustufe sind folgende vordefinierten Ereignissen vorhanden:

  • Interne Terminbuchung - Termin von Mitarbeiter angelegt
  • Externe Terminbuchung - Termin über NoExcuse gebucht
  • Geburtstag - Mitglied hat Geburtstag
  • Ordentliche Kündigung - Neue Ordentliche Kündigung angelegt
  • Außerordentliche Kündigung - Neue Außerordentliche Kündigung angelegt
  • Ruhezeit mit Vertragsverlängerung - Ruhezeit mit Verlängerung eingetragen
  • Ruhezeit ohne Vertragsverlängerung - Ruhezeit ohne Verlängerung eingetragen

VERWALTUNG VON BENACHRICHTIGUNGSREGELN

In der Kommunikationszentrale unter Verwaltung/Benachrichtigungsregeln findest du  eine vorgefertigte Liste aller Ereignisse - jeweils für Brief und E-Mail.  Du hast die Möglichkeit neue Regeln zu aktivieren und bestehende zu deaktivieren.

Ausblick: In Zukunft werden hier noch weitere Ereignisse ergänzt sowie das Anlegen eigener Regeln unterstützt. 

WIE UND WANN KOMMEN DIE NACHRICHTEN ZUM MITGLIED?

Jede Benachrichtigungsregel unterstützt abhängig vom Ereignis eine von zwei Versandarten. Die halbautomatische Variante ("Nachfrage vor Versand“) zeigt direkt, im jeweiligen Dialog in dem das Ereignis ausgelöst wird, eine Hinweisoption an. Beim Anlegen eines Termins erscheint somit im unteren Rand des Dialogs der Hinweis „Möchtest du die Mitglieder direkt per Mail informieren?“. Ein Klick auf die Checkbox genügt und es wird die voreingestellte Vorlage aus der Regel verwendet und jeder Teilnehmer des Termin erhält direkt beim Speichern eine passende E-Mail.

Die zweite Variante ist vollautomatisch und wird komplett ohne Nachfrage-Dialog an das Mitglied versendet. Diese Variante wird für Geburtstagsereignisse voreingestellt. Am Tag des Geburtstages (bzw. für Briefe am Vortag) wird automatisch auf Basis der Vorlage ein Geburtstagsschreiben generiert und direkt an das Mitglied versendet - komplett ohne Benutzeraktion.

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